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加强企业采购合同管理审计对策浅析
郭本安
日期: 2019年11月27日 来源: 东方烟草报

  加强采购合同管理是“真招实招”的重要环节,是企业内部审计的重要内容,是提升企业风险防控和规范管理水平的内在要求。

  当前,烟草企业正全力推动高质量发展,企业采购合同管理审计的有效开展,对于促进企业加强合同管理、揭示和防范合同风险、避免或减少经济纠纷、维护企业合法权益、护航高质量发展具有重要意义。笔者认为,提升采购合同管理审计水平,需要重点做好以下几项工作:

  采购合同程序性审计

  合同签订依据的审计。主要审计合同签订依据的规范性、完整性、有效性,应重点关注采购业务是否纳入采购项目管理、是否按规定履行了采购程序,例外采购是否按规定程序进行审批;招投标评审结果资料和洽商资料是否完备有效;以招投标方式成交的业务,是否在中标通知书发出之日起30日内签订合同;合同审核单基本信息填写是否完整;是否严格执行预算管理制度等。

  合同签订形式的审计。主要审计合同编号、签订人员、合同用印等是否符合企业合同管理规范,重点关注合同是否实行统一编号管理,合同编号是否完整、唯一;合同是否由法定代表人或其授权委托代理人签订,代理人是否在授权范围、权限和期限内签订合同;合同各方是否在合同文本签字处手签,有无他人代签或用盖章代替签字现象;合同审核流程是否完备,合同用印是否履行了审批程序,合同文本超过一页的是否加盖骑缝章。

  合同档案管理的审计。主要审计合同档案资料的完整性、准确性、系统性和档案管理的规范性,应重点关注合同档案资料是否包括但不限于以下内容:合同原件、审核单、立项审批材料、相关资质材料及协商材料,合同履行过程中相互送达的通知、函件、传真、电子邮件以及送货、提货、验收等相关凭证,产品质量标准、封样、样品或鉴定报告、财务单据等各类资料,合同各方签订的中止、变更、解除、终止、补充合同(协议)及各类文件。

  与此同时,还应审计采购部门是否按年度将履行完毕的合同档案移交档案保管部门归档;保管部门是否按照合同编号顺序对移交的合同档案进行统一管理,是否建立并实行合同密级管理及档案资料查阅、借阅制度。

  采购合同文本审计

  采购合同文本审计应主要审计合同文本格式和内容是否合法规范、全面完整、真实准确。

  (一)文本格式审计

  应重点关注合同文本格式是否与招标、洽商主要条款一致,是否优先采用本企业编制的合同范本,是否采用国家或行业主管部门合同范本;合同是否按条款项目编排,条款序号是否连续,合同正文内是否有空白,合同页码标注是否清晰;合同条款是否包括以下完整内容:各方当事人名称、住所、法定代表人、标的、数量、质量、质保期、质保金及验收条款、价款或报酬、付款方式,履行期限、地点和方式,变更或者解除条件、违约责任、解决争议的方式、未尽事宜处理方式、合同生效日期或者生效条件、应当约定的其他事项,签订地点及日期、合同份数、附件名称,各方当事人开户银行和账号、公章或合同专用章落款,合同各方法定代表人或委托代理人、经办人签字落款,合同组成及解释条款、保密条款、不可抗力条款、知识产权条款等。

  (二)文本内容审计

  合同主体资格和履约能力审计。应当重点关注法人分支机构是否具有签约资格和履约能力,营业执照是否年检、过期或者被吊销,特殊行业主体是否具有履约资格。

  合同效力审计。应重点关注合同权利、义务是否对等,是否存在《合同法》规定的导致合同无效的情形,是否存在《合同法》规定的无效免责条款;需要依法或约定办理批准、登记手续的合同,是否履行相关手续;涉外合同约定公证生效的,是否办理公证;约定的生效条件、期限是否合法。

  合同条款完备性审计。应重点关注招标或合同洽商过程中对方优惠承诺是否转化为合同条款,合同审核过程中有关修改意见是否落实,是否缺少《合同法》要求的基本条款,合同条款规定采购文件的解释顺序是否优于投标文件,是否缺少依合同特点的必备条款如知识产权条款、保密条款、对方使用我方商标的方式及范围等。

  合同标的条款审计。应重点关注合同标的是否可交易,描述和数量条款是否准确、具体,质量条款及质量依据标准、检验的方法是否明确;价款或报酬是否明确价格、数额、计算标准、币种,金额大小写数字是否完整、规范,单价、总价是否相符,是否与招标、洽商结果一致;是否明确有利于本企业的结算方式、期限和逾期付款违约金标准;交易不动产是否拥有合法权属证明等。

  合同付款条款审计。应重点关注不应一次性付款的合同是否选择了一次性付款方式;分期付款的合同,付款比例是否恰当;付款条件是否与制约对方履行合同义务相结合,付款节点约定是否恰当;补签合同情况下,如分期付款期限已构成延迟,是否根据实际情况调整付款条件和期限。

  合同履行条款审计。应重点关注合同期限是否具体、准确;合同履行、交货、签订地点等是否约定具体地址,地址选择是否保障本企业权益;履行方式及双方的权利与义务是否明确无歧义;不可抗力及风险条款、质保金及质保期条款约定是否具体、准确。

  违约责任条款审计。应重点关注是否约定违约情形、违约责任、违约所产生的损失范围及补偿,违约假设是否全面并有对应的违约处理方式,是否有兜底性违约条款;是否约定违约责任的承担方式,违约金的数额、计算方式是否明确;合同违约、终止条款是否保障本企业权益。

  管辖约定审计。应重点关注对管辖权的选择是否有利于本企业,是否符合专属管辖、级别管辖的规定,仲裁条款是否有效。

  合同条款可行性审计。应重点关注引用法律法规是否失效,是否明确“严重违约”情形,违约情形是否有对应的违约责任追究方式,约定的检验、考核周期是否符合实际,标的条款名称、规格、型号、性能等信息是否齐全,对可能发生的情况、权利、义务是否进行约定,广告类、技术类、委托设计制作类等合同是否约定知识产权条款,本企业需承担合同主要义务的不可抗力条款是否采取列举方式尽可能细化。

  采购合同实质性审计

  根据重要性原则,对有关合同履行情况开展实质性抽查审计,应重点审计合同是否得到实际、全面和有效履行。

  合同履行基本要求的审计。应重点关注合同履行主体是否是合同当事人,有无由他人代为履行的情况,合同签订单位、发票出具单位、收款单位与供货单位是否做到了“四统一”;合同当事人履行合同的时间、地点是否与合同约定相符;合同保证金、履约保函手续是否完备,是否存在合同尚未执行完毕但履约保函已到期的现象;以分次、分期、分部履行方式签订的合同,其履行方式是否与约定一致;合同约定的对方优惠承诺是否实际履行;是否超合同采购,是否超进度或不按合同约定付款,有无提前退还质保金的现象;标的物验收程序和人员是否与企业制度或合同约定相符,是否存在没有实质性验收的现象,验收报告是否附有供应商有效出厂检验证明等资料;本企业履约行为是否保留完整记录或证据,对重要合同是否通过建立台账的方式管控合同履行;对方有违约行为的是否以书面形式作出催告或异议,是否固化其违约证据。

  合同履行特殊情况的审计。应重点关注对方名称、法定代表人、银行账号、经营场所、联系方式等发生变化情况,授权代表离职、调离、开除,财务状况恶化,陷入重大法律纠纷可能影响其正常经营等情形,可能有损本企业权益时,采购部门是否及时跟进评估,提出的解决方案是否切实可行;履行过程中需中止、变更、解除、终止合同的,是否符合约定,是否按本企业规定履行相应程序,是否以书面形式做出;合同履行有先后顺序的,如对方作为先履行方未履行或履行不符合约定的,采购部门有无催促或拒绝对方履行要求。本企业作为合同先履行方的,采购部门是否先行履约,有确切证据证明对方已经或有可能丧失履行能力的,是否及时按程序报批后中止履行,并及时书面通知对方当事人;本企业因故未能履行合同的,采购部门是否采取化解违约责任的补救措施。

(山东中烟)

 
 
网络责任编辑: 王仁杰 收藏 打印 关闭
 
 
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