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浅谈合同管理三大难题的应对之策
郑婧
日期: 2019年09月12日 来源: 东方烟草报

资料图片

  合同管理风险强调的是管理层面的风险,是合同“前世”“今生”和“未来”各阶段事务可能涉及的潜在法律风险,考验企业涉及合同的各项管理制度是否完整、严密。也就是说,好的合同管理机制是一整套完整、严密的制度体系和彼此联动的组织机构设计。笔者结合近年来合同管理建设探索过程中的实践经验,针对规范与效率平衡难、合同范本的重复使用的局限性、合同签订与履行两张皮等三大难题,提出以下应对之策。

  以“列表式”标准化管理方式提升合同管理效率

  合同管理机制的优化是平衡合同管理规范性与效率性冲突的根本之道。既不能以效率之名破坏规范,又希望在规范之中提升效率,两端的平衡点在哪里呢?笔者认为,平衡点就在“标准化”三个字中。

  “列表式”管理,是企业标准化管理、精细化管理及信息化管理的集中展现。在企业合同管理过程中开展“列表式”管理,能够将合同风险控制过程中的各种知识性信息和资料结构化、有序化,通过表单的“标准化”有效避免项目承办人员对合同管理流程、合同审查要点的理解差异,以类似于“图解”的方式提升合同编写者、审查者的工作效率。

  具体而言,“列表式”管理可以通过以下措施最大限度地化解规范与效率之间的冲突,提升合同管理实效:

  合同监管部门结合烟草行业合同管理规范性文件要求和合同法律风险评估结果,分门别类地梳理关键监管节点,形成动态更新的《合同监管事项记录表》,便于合同管理人员知晓“雷区”的基本范围;

  合同监管部门根据监管要点,明确典型合同的送审资料目录,以标准化手段缩减项目材料的收集、报送时间,为合同承办人员规范、合法地开展合同项目提供参考;

  合同管理的制度设计上,可以根据不同合同类型编制串联或并联方式的合同审查流程,以编写《合同管理手册》的方式将合同管理的相关制度、审查流程和其他注意事项制作成表单,为合同管理的各岗位员工提供操作指南。

  以“通用合同条款+专用合同条款”的“菜单化”形式提升合同示范文本的适应性

  因为招投标项目商务条款设置的复杂性,原有的合同范本已经不能满足当下的项目采购实际。可以通过借鉴工程项目合同通用的模式——“通用合同条款+专用合同条款”的方式,在招标文件中固定化同类项目合同的通用条款,主要包括合同涉及的主要交易名词的范围界定、生效条件、产品或服务涉及的专用名词释义、验收标准、争议解决方式、知识产权归属、保密条件等相对稳定的合同权利义务界定;同时根据中标单位的商务标承诺等招标结果,形成中标合同的专用合同条款。

  通用合同条款在招标文件的“合同主要条款”模块使用,可以很大程度上解决合同必备条款缺失或者招标过程中遗漏重要权利义务配置条款的问题,也可以大量节省采购人员和合同审查人员的时间成本,直接将已明确的通用合同条款照搬使用即可。

  专用合同条款可以有效解决通用合同条款的不灵活性,能够最大限度地保证中标合同文本与招标结果的一一对应性,从而实现合同示范文本“标准化”与“个性化”的有机统一,从而破解合同示范文本可重复使用性有限的问题。

  以合同履行(验收)“清单交接”方式拉近合同签订与履行的距离

  合同签订与履行阶段的“两张皮”不仅影响合同目的的全面实现,而且使得合同前期的磋商、审查成果都付诸东流。对于这种采购人员与履行(验收)人员之间的信息不对称问题,可以通过“通用合同条款”培训加上“专用合同条款”清单交接的方式破解。一个普通的项目合同,专用合同条款主要集中于中选单位的商务投标、承诺,将标的物的基本情况、质量标准、验收要求、服务承诺、联系方式等与合同履行直接相关的条款以“清单”的形式交接给合同履行(验收)人,就可以让合同履行(验收)人对需要关注的情况一目了然,有效解决合同履行(验收)人因不熟悉合同内容,精力、理解能力有限而造成的合同签订与履行“两张皮”问题。

  健全的合同管理机制不仅能够帮助企业防范合同本身潜在的法律风险,还可以帮助企业抵御合同管理过程中潜在的法律风险,在法律风险防控的规范性与效率性之间找到“平衡点”,在合同履行出现状况时也能够及时采取有效的法律方式解决,更能够以“列表式”“菜单化”“清单化”的方式为企业的信息化、数据化工作提供坚实的制度和流程保障。

  [浙江宁波市局(公司)]

 
 
网络责任编辑: 刘鑫坤 收藏 打印 关闭
 
 
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