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如何做好档案数字化管理
李斌
日期: 2020年03月24日 来源: 东方烟草报客户端

  在传统的线下档案管理工作中会遇到很多问题,比如,想寻找一份档案,却不知道档案是否存在;借阅浏览一份档案不仅需要多方签字授权,借阅者还得多处奔波。由此导致的“档案孤岛”阻碍了资源共享的可能。而结合信息化技术将档案管理数字化,不仅可以较好解决上述问题,还能为管理流程的优化提供基础性保障。笔者认为,要实现档案数字化,可以从以下几个方面着手。

  明确档案数字化的范围和标准。档案数字化需要将以往纸质档案的归档标准和原则根据数据化应用的思维进行梳理、再造。根据档案类别,明确数字化档案的格式,比如JPEG、TIFF或者PDF;明确档案分辨率、失真度、可识别度,确保在经过数字压缩后依然保持原有的数据质量;根据档案数字化规范要求及实际情况,制定详细可行的档案整理分类、分级、编号、编页、扫描与处理等工作规范。在做好这些案头工作之后,档案的数据化处理就显得更加“顺理成章”。

  优化档案数据采集录入流程。要实现档案的数字化,硬件设备是基础。因此,我们需要根据实际需求配备照相机、高拍仪、扫描仪、录音笔等软件采集系统以及数据处理需要的服务器、存储介质等。而在采集流程上,首先要确保实现实时化的采集与校验,从源头确保档案的规范和标准。采集完成后,档案资料可以临时存放于管理平台上的各个子系统,等进入资料整理归集和工作审批流程时,再由系统根据资料的性质与档案管理规范,智能标记资料性质类别,并在审批完成后根据此前的智能标记对档案分类、保密分级、保管期限鉴定等工作完成归档。

  保障档案查阅便捷与数据安全。为方便不同场景下的档案查询,建议分别设置通过综合管理平台应用入口进行查询、通过电子档案系统进行查询和扫描纸质档案上的二维码进入档案系统三种查询路径,并根据岗位权限以及实际工作需要开通查询权限。此外,为确保档案数据的安全性,一方面要加强硬件设备的安全管理,做好周期性维护;另一方面可以通过身份验证、物理隔离、数据备份、保密等级划分等形式,确保信息系统安全。

浙江遂昌县局(分公司)
 
 
网络责任编辑: 赵国霞 收藏 打印 关闭
 
 
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