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如何做好烟草基层档案鉴定工作
陈冰娜
日期: 2017年03月06日 来源: 东方烟草报客户端

  档案虽然和我们的工作和生活息息相关,但平时关注不多。笔者在基层从事档案工作近十年,每年年初到了收集、整理、归档的时候,常常被同事问及:资料该如何收集、整理?该如何判断哪些资料需要归档?该如何正确鉴定其存在的意义、价值和保管期限?

  档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的、原始的、有价值的各种形式的历史记录。在日常工作中形成的文件材料,理论上说其生命历程一般要经历初始鉴定、归档鉴定、进馆鉴定、定期复查鉴定、到期鉴定等过程,实际工作中我们做得比较多的主要是初始鉴定和归档鉴定,到期鉴定也要在一定的期限到了才要进行,因此也不常做。初始鉴定是初步分析该文件资料是否真实、有效,是否具备归档价值的基础性环节;归档鉴定是进一步判定文件资料的门类、价值,决定是否归档入库和保管期限长短的重要环节;到期鉴定则是对已入库保管且已到期的档案进行重新鉴定,认定其是否具有继续保存的价值和合理的保管年限。档案鉴定贯穿档案工作的全过程,是档案工作的关键环节。

  档案的鉴定类别包括真伪鉴定、价值鉴定和质量鉴定。真伪鉴定属于初始鉴定的范畴,主要是对档案形成前的原始性和真实性进行鉴定。

  价值鉴定即判断档案的价值,属于归档鉴定的关键环节。结合行业实际,我认为烟草基层档案的归档鉴定一般可以从以下五个要素考虑。

  一是历史记录价值,如记录了重大历史事件的经过或活动情况(包括各分公司所辖基层单位房产的新建、搬迁或收储转让变卖记录;烤烟生产过程中遭遇的重大台风、冰雹、水灾、旱灾等气候或地质灾害形成的图文数据影像等;专卖市场监督管理过程中查获的大案要案资料;本单位的组织架构和分布及主要领导任职等沿革信息)。

  二是科学考查价值。如气象资料,房屋工程或烟基工程等的设计、施工图纸资料,烟叶栽培、烘烤、病虫害防治过程中的新技术推广或重大技术试验攻关科研资料等。

  三是历史证明价值,如人事档案可以证明一个人在单位履职时的所有经历;房地产档案可以证明房地产的权益归属和界址约定;会计档案可以证明企业经营状况和财务资金出入明细等。

  四是档案的使用价值。也就是档案是否还有利用的可能性,比如办公电器、车辆等设备档案是随着设备的添置而产生的,如该设备已经损坏无法使用或报废则其档案也就随着主体的消失而失去利用价值。

  五是档案的教育价值。本单位一些先进集体、优秀员工或杰出人物的文稿、事件、人物档案、事迹材料、照片等,不仅具有一定的历史参考价值,还存在一定的教育价值,合理保存可以达到教育今人、启迪后辈的教育效果。

  质量鉴定即为归档时判断档案实体的质量状况,主要包括档案载体的完好程度、档案信息的完整情况和外观品相等。目前我们库房形成的档案载体主要有纸张(图纸)、照片、牌匾、奖旗(奖杯)、光盘(录音、录像)等,其完好程度大部分都可以通过肉眼作出基本的判断,其外观品相则要通过近距离的观察、触摸才能作出正确的判断,档案信息的完整情况则要通过对档案内容的阅读、分析和理解才能完全判断,而光盘(录音、录像)等还要通过合适的媒体播放介质来播放才能作出准确的判断。

  档案鉴定工作是每个档案管理员都必须做好的一项重点业务工作,各门类档案鉴定的精准性和有效性是决定基层档案室案卷质量、案卷库容量及提高档案利用率、可用性的关键所在。因此,在实际工作中,我们要进一步增强责任感,加强业务学习,积极摸索总结,提升实操能力,力求做到合理定位,精准鉴定,促进行业档案规范化管理日趋完善。

福建上杭县局(分公司)

 
 
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网络责任编辑: 王经纬 收藏 打印 关闭
 
 
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