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整合专业管理体系 提升基础管理水平
印德春
日期: 2013年10月29日 来源: 东方烟草报

  在当今社会经济快速发展的情况下,管理科学也得到迅速发展,各类管理方法和工具越来越多,如何化解体系之间的矛盾,越来越成为一个突出的问题。按照国家及行业发展要求,很多企业建立了测量管理体系、能源管理体系等专业管理体系,并想方设法导入国内外先进的管理理念和工具,如六西格玛管理法、TnPM管理模式等。这些措施在有效提升相关工作专业化管理水平的同时,也造成另一方面问题日益凸显,即各专业管理体系在建设过程中,经常需要对各个控制流程、关键节点进行梳理,然后按照各自标准或要求建立起各自的体系文件,造成基层出现繁杂的体系要求或指导书,引起管理上的混乱。本文就如何推进各专业管理体系整合进行探讨。

  整合的必要性

  如果企业同时贯彻多种管理标准,就必然会产生多种管理体系之间的矛盾。

  比如,不同体系间要素、程序重复和缺失现象并存。在管理程序上,一方面,针对一些明显的问题,各体系经常会有一些类似的要求;另一方面,针对几个体系之间的“灰色地带”,往往又出现“两不管”的现象。这些问题和现象如果在实际工作中暴露出来,企业往往会再下发一个个协调解决问题的文件,这样的修修补补更加剧了程序重复和缺失现象带来的不利影响。

  又如,容易出现程序和执行“两张皮”现象。企业不断建立新的体系和引进管理方法,基层执行部门不断接到新下发的体系手册和程序,需要组织宣贯、学习,这就容易出现写的一套、做的又是另一套的“两张皮”现象。

  在企业内部进行管理体系整合,能够有效地解决以上矛盾和问题。整合体系可以帮助各级部门和人员快速界定各专业管理体系之间的关系和范围,更好地厘清企业的战略方向和目标,在企业中建立起一体化审核和管评的综合管理平台,形成管理合力。

  整合的途径

  结合行业的实际,整合专业管理体系的关键是将质量、安全、环境、财务、人力等多个管理体系整合为一体,形成一个统一的管理平台。

  (一)整合的策划

  对所有的管理标准进行透彻的学习、研究是策划管理体系整合的前提。管理体系的整合一定要注重其内在的有机联系和系统性,在明确企业战略方向的前提下,科学制定企业的发展规划,建立总的管理方针和目标。每年对专业化管理体系进行评估,不同情况不同对待。主要分三种情况:

  已经建成的体系。按照“如非必要,勿增实体”的奥卡姆剃刀原理,对于已经建成的专业化管理体系,需要在质量管理体系的理念下,将管理的核心理念和目标融合到已有的管理体系中。特别是在操作层面,将有关的规定和要求充实到现有的作业指导书中,并和原有的充分融合,达到整体提升的效果。

  在建的体系。企业增加一个新的专业管理体系,其出发点一般有两种,一个是顺应国家或行业等有关规定的要求;一个是原有的管理存在一定的问题或者漏洞,需要引入专业管理体系来加强、完善。企业要充分拓展在建的专业化管理体系的内涵和外延,条件合适时用上一种的方法整合。

  将来建设的体系。处于规划中或者预计将来要建的专业化管理体系,需要长远考虑,整体规划,统筹实施。在现有的体系程序和文件中,必要时留下相应的表述和余地,设好接口,留足空间,做好铺垫。

  (二)整合的实施

  体系整合的实施需要进行充分的“过程识别”,把相关的工作流程、管理措施都作为相对独立的过程来分析,明确每个过程的输入和输出,明确流程、岗位、部门、层次之间的接口和相互关系。要按照实际文件层级和属性,进行不同的处理,以达到充分、合理整合的目的。对于各专业管理体系文件,要考虑按照部门职责划分和流程控制情况进行充分优化,重点厘清各个管理部门之间的接口。

  对于公司层级的文件,要在文件评审时对原有的管理体系文件和将要融合的专业化管理体系文件进行充分对照,逐条进行评审。对于专业化管理体系中规定的职责要准确划分到各个责任部门和岗位。对于文件条款要将之充实到现有管理体系文件中,做到充分融合、避免重复。

  在各标准中存在一些要求基本相同的程序需要归类合并,最大幅度降低体系文件的数量。在涉及不同标准之间对同一过程要求不同的情况时,要综合考虑,采用趋严原则,尽可能满足更多专业管理体系的要求。

  企业高层要推动管理体系的整合和优化,在企业范围内优化配置资源,合理调整部门职责,培养出由各部门的中层管理人员参与的整合团队,以系统的方法将各专业化管理体系的要求与现有体系充分融合,确保最终输出的成果规范统一。需要注意的是,针对基层操作岗位,要将各体系分解出来的职责、目标、工作方法等充分浓缩、优化、整合,确保基层操作岗位执行的只有一份作业指导书。

  整合后的检验与改进

  整合后需要进行充分检验,一要认真审视整合后的管理体系是否确实能满足各专业管理体系的要求,二要验证整合后的管理体系是否在各个流程构成完整的PDCA循环,以保证体系整合带动企业整体绩效提升。

  整合后管理体系的检查方法主要以整合体系的内审检查为主,以不同管理体系的外审检查为辅,全面地检验体系运行情况。要建立一体化的内审员队伍,对一体化体系的实施情况进行多角度、高效率的审核,尤其对因整合而进行过增删的程序和制度,要验证其是否对其他专业管理体系和整合后的管理体系平台造成影响。除进行整体审核外,还要着重对已有的专业管理体系进行复查;对在建的专业管理体系进行认真调研,梳理需求,为下一步整合做好准备;对将来需要建设的专业管理体系,要为业务部门做好咨询、辅导。

  在管理评审和持续改进方面,要努力寻找改进空间,尤其注重企业运营绩效的整体提升。如果有专业管理体系更新,则需要在整合后的管理体系中及时评审、更新相关内容和流程。

  总之,建立对多种管理体系进行整合后的一体化体系平台,能够消除多个管理标准间的冲突,有效地节约企业的管理成本,使企业以最小投入简捷有效地识别并达到多种管理标准的要求,进而实现企业基础管理的持续改进和提升。

  (江苏中烟)

 
 
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网络责任编辑: 刘哲 收藏 打印 关闭
 
 
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