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流程建设:高效管理推进转型升级
于希 聂威 胡小丹
日期: 2019年03月22日 来源: 东方烟草报

霍冬梅制图

  【印记

  “按照流程报销就是快,以前报销的时候不是缺这个就是少那个,需要反复好几次才能完成,效率很低。”3月7日下午3点多,山东济宁任城区局(营销部)营销科工作人员王健打开一条手机短信,几天前报销的差旅费已经到账了。

  在济宁市局(公司),有这样感受的并非只有王健一人,工作效率的提升也不只体现在报销这一个环节。2018年4月以来,济宁市局(公司)通过深入开展流程建设,借助流程把工作标准要求、工作目标任务分解到具体岗位和环节,并抓好流程的落地执行和持续优化,促进了管理效能不断提升。

  流程建设不仅是推动省局(公司)系统各项工作上水平的重要抓手,也是全系统转型升级的重要组成部分;不仅能推动企业管理水平不断提升,也为烟农和零售客户带来了实实在在的好处。

  3月11日上午8点多,临沂费县费城街道办事处韩庄育苗工场的育苗棚内,富农综合服务烟农专业合作社育苗专业队队长高兴华正在为刚出土的烟苗进行第一次施肥。他先用卷尺测量了育苗池内水的深度,然后对照棚内张贴的《施肥检索表》,很快确定了肥料用量。

  为解决漂浮育苗技术推广过程中出现的问题,临沂市局(公司)近年来从物料准备、遮阴保温、精准施肥、剪叶控苗、注水锻苗等环节对原有漂浮育苗技术流程进行了优化完善,通过对30个节点的工作内容和技术标准进行量化,制定出了适合山东烟区的漂浮育苗技术操作流程。

  “有了这些操作流程,育苗过程中每个环节的标准更直观了,我们操作起来更简单,烟草公司的服务真是太贴心了。”高兴华认为,育苗各环节越来越规范,烟苗质量也有了显著提升。

  通过一年来的培训、学习、运用,省局(公司)系统各单位流程建设横向覆盖卷烟营销、专卖管理、烟叶生产等核心业务和关键领域,纵向覆盖各市局(公司)、县(区)局(分公司、营销部)和基层服务站、烟站,初步形成了“用精益思考问题、用流程解决问题”的工作自觉。

  【延伸

  流程是提高精益管理受控程度、资源配置效率和工作效率的重要手段,也是制度落地执行以及“三标合一”(质量管理体系、职业健康安全体系、企业标准体系)落地的主要载体和平台。2018年以来,省局(公司)系统将流程建设作为工作重点,结合实际开展了有益探索。

  为确保流程实用、管用、好用,避免各单位在流程建设过程中出现“夹生饭”,2018年省局(公司)采取“先培训再方案后实施”的步骤推进:3月份开始,省市两级开展流程建设培训。4月份,各单位在培训基础上,结合自身实际制定流程建设推进方案,报省局(公司)审定后实施。

  在这个过程中,省局(公司)创造性地解决了“抓什么”和“怎么抓”的问题。

  抓什么?抓企管工作分管领导和主管科长的学习培训,使他们首先成为明白人;抓全员参与,通过抓全员写流程、评流程、用流程,使广大员工逐步学会用流程思考问题、解决问题;抓工作方案落实,流程建设方案均由各市局(公司)结合本单位实际制定,经省局(公司)审定确认后组织实施,省局(公司)检查督导验证落实情况,不搞一刀切,使工作推进更接地气。

  怎么抓?自主培训,随机抽取分管领导和主管科长上台授课并点评,把备课的过程变成认真学习的过程,把培训的过程变成检验学习效果、相互切磋交流的过程;循环督导,对流程建设工作采取“三随机”(随机抽题、随机抽人、随机抽基层单位)的方式,开展了三次检查督导,到基层最末端进行效果验证,确保工作落实到位;典型引路,组织“十佳流程”评选,相互学习借鉴,推进管理提升。

  通过抓实自主培训、反复循环督导、树立典型引路,有效保证了流程建设的落地落实。2018年,全系统各单位组织流程建设培训402次,参训人员32759人次,编制流程5252个。各市局(公司)坚持“以我为主、全员参与、写我应做、做我所写”,全面梳理、优化业务流程和管理流程,明确了各项工作“从哪里来、到何处去”“先做什么、后做什么、做到什么标准”,达到了“流程最优、反应最快、浪费最少、效果最好”的目标,实现了职能管理向流程管理的转变——

  潍坊市局(公司)注重流程持续优化,运用ECRS、5W1H等工具,共诊断流程运行问题93处、流程风险问题371处,修订完善流程965处,并将流程建设定期考核改为实时考核。

  青岛市局(公司)做实流程全员编写,引入“坐标管理”工具对关键活动进行精准锁定,人均编制流程文件2.92个;总结提炼流程优化“七步法”,为全员立足岗位实施流程优化提供了一条清晰可复制的路径。

  泰安市局(公司)开展流程层级评审,各业务领域流程由业务分管领导带队把关,相关部门全程参与,从源头控制流程质量,防止流程落地执行时存在不合理问题。

  ……

  只有持续优化改善,才能确保流程实用、管用、好用,全体员工真用、愿用。2019年,全系统各单位将继续把流程建设作为“一把手工程”,持续优化工作流程,建立覆盖全面、运行顺畅的流程体系,为全系统转型升级提供强大推动力。

  【声音

  在日常工作中要做到全员讲流程、全员走流程,通过流程管理来强化企业、部门乃至每个岗位的基础管理水平,使每个岗位、每项工作都做到有流程可依、有流程必依,实现整体管理水平的全面提升。

  ——山东潍坊市局(公司)企业基础管理员 聂威

  流程建设并不是另起炉灶、重复建设,而是对企业工作流程的重新梳理。在梳理卷烟货款现金结算流程时,我们发现靠手工逐笔勾选的对账方式严重影响了对账效率,于是开发出VBA自动对账软件,通过系统自动提取信息并生成对账明细表,实现了卷烟货款的自动对账。

  ——山东青岛市局(公司)财务科会计 胡小丹

 
 
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网络责任编辑: 刘鑫坤 收藏 打印 关闭
 
 
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